В результате деятельности любой компании, независимо от ее организационно-правого статуса, а также индивидуального предпринимателя, формируется собственная документарная база. Для систематизации информационных носителей, упрощения порядка поиска и передачи дел в архив необходимо составление описи документов, проводимой в порядке нормативно-методологических требований архивного законодательства РФ («Основные правила работы архивов организаций» ВНИИДАД одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.).
Базовые принципы
Подготовка документов к хранению включает в себя проведение экспертизы их ценности, формирование номенклатуры дел, составление листа-заверителя каждого тома и внутреннего учетного справочника (описи).
Опись документов представляет собой утвержденную унифицированную форму, составляемую по хронологическому или структурному типу систематизации и содержащую следующие обязательные атрибуты:
- дату регистрации или подписи документа;
- регистрационный номер (входящий/исходящий);
- порядковый номер;
- краткое название;
- источник получения документа;
- указание исполнителя, ответственного за составление/прохождение данного документа;
- специальный внутренний код, согласно утвержденному на предприятии номенклатурному списку;
- количество пронумерованных листов;
- примечание.
Документы, указанные в описи, подшиваются в специальную папку или переплетаются в твердую обложку. При наличии нестандартных размеров листов, формируются дополнительные приложения-конверты, с обязательным указанием перечня вложенных в них документов. После комплектации каждого тома, на внутренней описи документов проставляются даты с крайними сроками хранения, которые подразделятся на следующие типы:
- постоянного хранения (75 лет);
- ограниченного хранения (1 год/2 года/ 5лет/10 лет);
- до минования срока надобности (устанавливаются внутренними положениями о корпоративном хранении в соответствии с Законом о делопроизводстве для коммерческих организаций).
При необходимости передачи документов на архивное хранение в специализированные фонды, составляется общая опись сформированных дел с указанием даты их изъятия, к которой прилагается акт приема-передачи, заверенный подписями всех членов архивной комиссии. Опись составляется в 3-х юридически равнозначных экземплярах: один из которых передается в аппарат архивного хранения, второй подшивается к документам экспертной комиссии, третий хранится в отделе делопроизводства предприятия.
