Опись документов. Основные правила

Опись документов. Основные правила

В результате деятельности любой компании, независимо от ее организационно-правого статуса, а также индивидуального предпринимателя, формируется собственная документарная база. Для систематизации информационных носителей, упрощения порядка поиска и передачи дел в архив необходимо составление описи документов, проводимой в порядке нормативно-методологических требований архивного законодательства РФ («Основные правила работы архивов организаций» ВНИИДАД одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.).

Базовые принципы

Подготовка документов к хранению включает в себя проведение экспертизы их ценности, формирование номенклатуры дел, составление листа-заверителя каждого тома и внутреннего учетного справочника (описи).

Опись документов представляет собой утвержденную унифицированную форму, составляемую по хронологическому или структурному типу систематизации и содержащую следующие обязательные атрибуты:

  • дату регистрации или подписи документа;
  • регистрационный номер (входящий/исходящий);
  • порядковый номер;
  • краткое название;
  • источник получения документа;
  • указание исполнителя, ответственного за составление/прохождение данного документа;
  • специальный внутренний код, согласно утвержденному на предприятии номенклатурному списку;
  • количество пронумерованных листов;
  • примечание.

Документы, указанные в описи, подшиваются в специальную папку или переплетаются в твердую обложку. При наличии нестандартных размеров листов, формируются дополнительные приложения-конверты, с обязательным указанием перечня вложенных в них документов. После комплектации каждого тома, на внутренней описи документов проставляются даты с крайними сроками хранения, которые подразделятся на следующие типы:

  • постоянного хранения (75 лет);
  • ограниченного хранения (1 год/2 года/ 5лет/10 лет);
  • до минования срока надобности (устанавливаются внутренними положениями о корпоративном хранении в соответствии с Законом о делопроизводстве для коммерческих организаций).

При необходимости передачи документов на архивное хранение в специализированные фонды, составляется общая опись сформированных дел с указанием даты их изъятия, к которой прилагается акт приема-передачи, заверенный подписями всех членов архивной комиссии. Опись составляется в 3-х юридически равнозначных экземплярах: один из которых передается в аппарат архивного хранения, второй подшивается к документам экспертной комиссии, третий хранится в отделе делопроизводства предприятия.

Обнаружив ошибку в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter