Электронный архив – современно, эффективно, удобно

Как правило, электронный архив является копией бумажного, хотя возможны исключения.

Во-первых, потому, что в некоторых случаях допустимо создание и учет первичной документации в электронном виде. Во-вторых, иногда организации переводят на цифровые носители те акты, срок хранения которых уже истек. В этом случае бумаги уничтожаются, а содержащиеся в них сведения остаются.

Возможно также комбинирование обоих архивов: часть их хранится в бумажном виде, а часть – в электронном.  Но чаще всего электронный архив – это копия бумажного. Того, который хранится либо в самой компании, либо за ее пределами.

В настоящее время широкое распространение получило внеофисное хранение документации. В рамках данного мероприятия специализированные архивные компании, используя личный транспорт, вывозят бумаги заказчика и помещают их в хранилище, обеспечивая, разумеется, безопасность и конфиденциальность получаемым сведениям.

Помимо этого, оказывают такие центры и сопутствующие услуги. В том числе, сканирование и распознавание документации. Разумеется, всякая фирма вполне может инициировать выполнение данных мероприятий самостоятельно, но в этом случае ей придется задействовать солидные материальные и административные ресурсы, ведь обычно при создании электронных архивов используются специальные высокопроизводительные сканеры, способные обеспечить оперативность выполняемых работ, а также их высокую эффективность. Стоит ли упоминать, что профессиональное оборудование стоит дорого и приобретать его далеко не всегда целесообразно? Впрочем, не самым рациональным расходованием бюджета является и использование квалифицированных работников для сканирования документов. Конечно, можно нанять сторонних работников, но, сложив потраченные финансовые и временные расходы, становится ясно – куда лучше инициировать сотрудничество с аутсорсерами. Специализированные центры обладают всем необходимым для создания качественного электронного архива. В их распоряжении и производительное оборудование, и квалифицированные сотрудники, и опыт, и профессионализм. И главное, что данные мероприятия являются для них основным направлением деятельности и, следовательно, они вполне в состоянии обеспечить необходимое качество оказываемых услуг.

Создаваемый такими фирмами электронный архив – это не просто отсканированные, но и распознанные документы. А это значит, что у их владельца есть возможность работать с содержащейся в них информацией, а также осуществлять поиск по ключевым словам. Таким образом, сотрудники компании-заказчика получают беспрепятственный доступ к архивной документации в любое время дня и ночи из любого места, где есть компьютер и интернет.

Автор выражает признательность сайту osgrm.ru за информативную поддержку при написании данной статьи.

Автор: Светлана Ломберт
Обнаружив ошибку в тексте, выделите ее и нажмите Ctrl+Enter