Правила и ошибки тайм-менеджмента, советы, чтобы всё успевать. Как упорядочить свой график

«Когда у человека много свободного времени, он немногого достигнет», – гласит мудрость, изреченная проницательным китайским философом Сюнь-цзы более 2 тысяч лет назад. В наш век завышенных планок и сверхперегруженности информацией эта цитата особенно актуальна. Эффективное управление временем (калька с английского «time management») – один из ключевых навыков человека со стремлением к личностному росту.

Из-за доморощенных гуру тайм-менеджмента, расплодившихся как гусеница-огневка в самшитовых лесах Сочи, у многих людей появилось скептическое отношение к ТМ как таковому: «Вот еще, не буду платить бешеные деньги за семинар, ведь любой может заставить себя быть продуктивным!».

Какие ошибки часто встречаются при планировании времени?

Мы в редакции УзнайВсе.рф тоже считаем, что ходить на подобные семинары – пустая трата времени (первое правило успешного тайм-менеджмента – не ходить на семинары по тайм-менеджменту). И все же отследить и устранить дыры в своем распорядке дня не так просто, как кажется. Для тех, кто решил взяться за свой график, мы публикуем подборку самых частых ошибок тайм-менеджмента и рассказываем, как бороться с ними.

Ошибка 1. Не устанавливать личные цели

Вспомните ставящий в ступор вопрос, который часто задают на собеседованиях: «Кем вы видите себя через 10 лет?». Редко кто может ответить на него с наскока, но без осознания того, чего вы хотите добиться за конкретный период, будет сложно. Конкретные цели эффективнее размытого «хочу… ну работать, разбогатеть, семью завести». Поставленная цель, которую необходимо выполнить за ограниченный промежуток времени, будет подстегивать, мотивировать двигаться в выбранном направлении.

Глобальная цель не обязательно должна быть материальной

Цели можно разделить на долгосрочные (1), среднесрочные (2) и краткосрочные (3).

Опишем их как «жизненная мечта», «цель всей жизни». Это глобальные цели, сами по себе являющиеся самым эффективным мотиватором: «Хочу, чтобы через 10 лет на моем счету лежал миллион долларов».
Это тоже важные цели. Они как ступеньки в лестнице к пункту 1. В идеале они должны сменять друг друга: а) устроиться на перспективную работу, б) получить повышение, в) возглавить отдел, г) возглавить компанию.
Исполнение сиюминутных приоритетов, которое обычно умещается в промежуток от одного дня до месяца.

Запишите цели. Под каждой можно перечислить преимущества, которые вам принесет выполнение этой цели (чем больше их получится, тем выше будет мотивация) и сроки, в которые собираетесь их завершить, и положите на видное место.

Ошибка 2. Неправильно расставлять приоритеты

Представьте ситуацию: вы студент, на носу сессия, а долгов у вас хватает. Как эффективно распределить время, чтобы успеть закрыть их?

Если вам непросто разобраться в приоритетах, воспользуйтесь матрицей приоритетов Эйзенхауэра. Это квадрат, разделенный на 4 квадрата: «срочное и важное», «не срочное и важное», «срочное и неважное» и «неважное и несрочное».

Пример матрицы приоритетов Эйзенхауэра как инструмента планирования времени

В идеале верхний левый квадрат должен остаться пустым – это «авральные» дела. Туда определенно попадут задачи, которые

относятся к вашему здоровью
приведут к появлению неприятностей, если не разрешить их прямо сейчас.

Рассортировав дела по четырем квадратам, вы сможете понять, чему нужно уделить наибольшее внимание прямо сейчас, что можно сделать позже и в какие сроки, а что можно делегировать другому человеку.

Ошибка 3. Не вести список задач

Вы не супергерой с феноменальной памятью. И это нормально, всем нам свойственно что-то забывать. Записывайте в список задач все «входящие» в течение дня дела, от покупки кошачьего корма до годового отчета.

Нет нужды уклеивать рабочее место желтыми стикерами – установите на смартфон приложение со списком задач (их очень много и для iOS и для Android). Большинство поддерживает функцию «облака» – вы получите доступ к данным с любого устройства с выходом в интернет.

Ошибка 4. Браться за дело, не обдумав его детально

Подобная ошибка может стоить вам потраченных впустую времени, энергии и нервов. Возьмите чистый лист бумаги или создайте новый файл в Word и поразмыслите над задачей, к которой собираетесь приступать: что вам придется для этого сделать и как вы будете это делать.

Лучше хорошо все обдумать, чем оказаться без плана действий

Соберите информацию – почитайте интернет-форумы, подберите тематическую литературу, поговорите с теми, кого знаете лично и кто был в похожей ситуации. Постарайтесь выяснить, где вас могут поджидать подводные камни. Да, все может тысячу раз пойти не так, как вы планировали. Но у вас уже будут определенные знания в этой области и план, а это лучше, чем ничего.

Ошибка 5. Прокрастинировать

Часто распыляетесь на множество незначительных дел, когда нужно сделать что-то действительно важное? Поздравляем, вы прокрастинатор. Мы уже рассказывали о том, что такое прокрастинация и как с ней совладать. Вдогонку к советам и методами из того материала можем посоветовать разбивать каждое большое дело на несколько простых шагов – это избавит от чувства подавленности перед началом нового крупного проекта.

Ошибка 6. Слепо верить в мультизадачность

Кто-то с трудом концентрируется сразу на двух делах, а кто-то играючи одновременно ведет переговоры с клиентом по sms, пишет письмо поставщику и консультирует другого клиента «вживую».

Не у всех получается делать несколько дел одновременно

Если вы относитесь к первой категории, просто признайте, что мультизадачность – это не ваше. Это не делает вас хуже, так уж устроена ваша психика. Концентрируя внимание на одной и только одной задаче за раз, вы можете стать более эффективным работником, чем «мультитаскеры»: пока вы не отвлекаясь напишете отчет за 40 минут, они потратят на него полтора часа, еще и ошибок наделают.

Ошибка 7. Брать на себя слишком много

У вашего КПД есть предел. Старайтесь не переходить его, иначе рискуете заработать нервный срыв и депрессию. Запомните два важных совета:

Заранее установите границы вашей занятости и научитесь говорить «нет». Взялись помогать коллеге, когда сами уходите с работы поздно вечером? Он может решить, что у вас куча свободного времени, и подкинуть еще работы. Это не значит, что помогать другим не надо, но не делайте из себя альтруиста-жертвенника.
Не стесняйтесь просить о помощи. То, что кажется вам сложным, для другого может быть плевым делом. Боитесь оказаться на месте коллеги из предыдущего пункта? Заранее осведомитесь у человека об уровне его занятости и предложите впоследствии помочь ему в чем-то.

Ошибка 8. Проигрывать битву с беспорядком

Все просто – когда на рабочем столе порядок, все предметы и важные документы всегда под рукой. Не нужно тратить драгоценные минуты на поиск ручки или письма из налоговой за прошлый год. Выделите один раз несколько часов для организации документов: придумайте систему (по годам, в алфавитном порядке и т.п.) и соответственно разложите все по папкам. На нашем сайте есть подборка аксессуаров для организации рабочего пространства – может быть, что-нибудь подойдет и вам.

Все под рукой и на своих местах. Красота!

Ошибка 9. Не записывать все идеи

Частенько сотрудникам нашей редакции во время работы над важным материалом приходят в голову неплохие идеи на будущее. Отвлекаться на них в данный момент и терять вдохновение не хочется: «Так запомню!», – думаем мы. Но не запоминаем (см. ошибку №3). Держите под рукой листок бумаги и записывайте на нее все идеи, которые приходят вам в голову в течение рабочего дня. Вернитесь к списку к концу дня и проанализируйте все записанное.

Это важно в отношении не только работы, но и личностного роста. Например, в литературе по интересующему вас вопросу могут встречаться отсылки к другим книгам и статьям на данную тематику. Выписывайте их, затем просматривайте – где-то информация дублируется с той, что вы уже изучили, но в целом такой подход поможет вам рассмотреть вопрос всесторонне.

Ошибка 10. Путать понятия «занятость» и «продуктивность»

Нет, мы не держим вас за идиотов, которые не видят разницы между этими словами. Однако на своем опыте знаем, как легко угрохать уйму времени на статью, которая отправиться в корзину, потому как за время написания успела потерять актуальность. Вроде и был занят весь день, а полезного ничего не сделал.

Отследить количество проведенных с реальной пользой часов помогут трекеры времени. Это приложения (а также десктоп-версии и специальные расширения для браузера), в которые вы вносите данные о времени, потраченном на ту или иную задачу. Результаты выдаются в виде диаграмм, наглядно демонстрирующих «прорехи», сквозь которые утекает ваше время.

Ошибка 11. Игнорировать отдых

Без перерывов работоспособность падает. В трудоголичной Японии существует понятие «смерть от переработки»: каждый год более 2 тысяч японцев умирают за рабочим столом. Возьмите за правило делать 15-минутный перерыв после каждых 2 часов работы. Разомнитесь, сделайте гимнастику для глаз, пройдитесь по офису или выйдите на улицу.

Ошибка 12. Переусердствовать в систематизации

Не перестарайтесь с систематизацией рабочего процесса. Следите, чтобы расчет графика, заполнение ежедневников и планнеров, списков дел и задач, трекеров времени и всего остального, о чем шла речь в этой статье, не отнимало у вас времени больше, чем сами дела. В идеале на все это должно уходить не больше 15 минут ежедневно.

Это проще, чем кажется

Даже если к вам давно пристал ярлык «рассеянный» или «неорганизованный», не отчаивайтесь. Навык управления временем приобретаем. Но волшебной формулы, которая подойдет конкретно вам, не существует – ее нужно составить самостоятельно. Надеемся, наши советы помогут вам положить начало этого пути. Предлагаем вам узнать, какие повседневные вещи убивают нашу память.